縱觀國(guó)際國(guó)內(nèi)較成熟的無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，從系統(tǒng)外觀來(lái)看，好似小型一體化電腦，集視頻顯示、計(jì)算機(jī)技術(shù)、智能觸控、通訊技術(shù)、軟件技術(shù)、書(shū)寫(xiě)技術(shù)等多種功能于一身，能夠完成從資料查閱、文件批注到講稿導(dǎo)讀、會(huì)議記錄、會(huì)議室型號(hào)觸控切換等系列工作，無(wú)需分發(fā)大量的紙質(zhì)文件，使與會(huì)者真正告別了紙質(zhì)材料。
我國(guó)在多次會(huì)議上強(qiáng)調(diào)，要以高度負(fù)責(zé)態(tài)度應(yīng)對(duì)氣候變化，加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整，抓緊研發(fā)和推廣低碳技術(shù)，深入開(kāi)展節(jié)能減排全民行動(dòng)，努力實(shí)現(xiàn)“十一五”節(jié)能減排目標(biāo)，踐行相關(guān)國(guó)家承諾。
在兩會(huì)期間，全國(guó)政協(xié)辦公廳新聞局負(fù)責(zé)人表示，本屆全國(guó)政協(xié)會(huì)議將大幅減少會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、大會(huì)發(fā)言報(bào)告等紙質(zhì)印刷品，主要通過(guò)委員辦公系統(tǒng)平臺(tái)及官方網(wǎng)站發(fā)布，僅此一項(xiàng)，可節(jié)省會(huì)議支出約200萬(wàn)元。
造紙用紙必要砍樹(shù)，在現(xiàn)代科技高速發(fā)展的背景下更多實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”會(huì)議系統(tǒng)，不光是在厲行節(jié)約、提高會(huì)議效率，更是“生態(tài)綠肺”的福音。
無(wú)紙化會(huì)議是一種全新的會(huì)議模式，它將多種信息化技術(shù)融入會(huì)議的各環(huán)節(jié)、貫穿會(huì)議全過(guò)程，為辦會(huì)和參會(huì)人員提供極為實(shí)用的工作平臺(tái)。
傳統(tǒng)會(huì)議模式面臨以下幾個(gè)方面的挑戰(zhàn)：
辦會(huì)效率低：為舉辦一次會(huì)議，會(huì)務(wù)人員不得不進(jìn)行大量前期準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)工作。如：協(xié)調(diào)會(huì)議室使用、制作參會(huì)人員桌牌、收集和準(zhǔn)備會(huì)議資料、印刷會(huì)議資料、制作選票、統(tǒng)計(jì)選票、統(tǒng)計(jì)到會(huì)情況、收集過(guò)程文檔、防止敏感會(huì)議資料丟失等。上述工作一個(gè)人難以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成會(huì)議的組織不圓滿。
參會(huì)人員累：由于采用紙質(zhì)的會(huì)議資料，參會(huì)人員需要大量的精力才能定位到自己關(guān)心的章節(jié)或內(nèi)容，有時(shí)還可能出現(xiàn)遺漏；由于缺乏豐富的多媒體和圖文表現(xiàn)形式，會(huì)議過(guò)程枯燥，尤其對(duì)于較復(fù)雜的議題參會(huì)人員難以迅速理解和把握其核心思想；多人匯報(bào)時(shí)，為了使用投影儀，頻繁換座位，導(dǎo)致會(huì)場(chǎng)局面混亂。
應(yīng)變能力差：會(huì)議時(shí)參會(huì)人員發(fā)生變化，將無(wú)法提供相應(yīng)的紙質(zhì)桌牌；如果會(huì)議資料在會(huì)前幾分鐘或會(huì)議中才收集準(zhǔn)備完畢，將不可能進(jìn)行大量印刷，影響會(huì)議質(zhì)量；
表現(xiàn)形式單一：會(huì)議內(nèi)容以紙質(zhì)資料為主，缺乏必要的多媒體或音視頻表現(xiàn)形式，使得會(huì)議過(guò)程枯燥，影響會(huì)議的預(yù)期目標(biāo)。宣傳、教育或?qū)W習(xí)類(lèi)型的會(huì)議，如能配合一定的紀(jì)錄片、原理演示動(dòng)畫(huà)等，將起到事半功倍的效果。
設(shè)備操作復(fù)雜：某些會(huì)議室引入了一些硬件設(shè)備，以提升會(huì)議品質(zhì)，如：投影儀、音響系統(tǒng)、影碟機(jī)。但由于各設(shè)備的接口和連線復(fù)雜，辦會(huì)人員難以完全掌握，或者出現(xiàn)問(wèn)題后難以解決。
資源浪費(fèi)嚴(yán)重：傳統(tǒng)會(huì)議需要大量的紙張開(kāi)銷(xiāo)，而絕大部分的紙質(zhì)會(huì)議資料，會(huì)后就沒(méi)有任何用處，造成了巨大的資源浪費(fèi)。目前，我國(guó)乃至全球，各種資源越來(lái)越匱乏，節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境，已經(jīng)成為當(dāng)前的迫切任務(wù)。
保密隱患：會(huì)議內(nèi)容涉及到國(guó)家秘密或商業(yè)秘密時(shí)，對(duì)會(huì)議資料的控制非常重要。傳統(tǒng)會(huì)議采用紙質(zhì)會(huì)議資料，很容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，難以保證會(huì)議資料的。
傳統(tǒng)意義上的智能會(huì)議室，包括投影機(jī)、視頻/電話會(huì)議終端、電子白板等眾多設(shè)備，通過(guò)中控系統(tǒng)將各個(gè)相互獨(dú)立的系統(tǒng)連接起來(lái)，但其操作性依然顯得不夠友好。在傳統(tǒng)會(huì)議室里，人們?nèi)后w溝通的需求沒(méi)有被很好地滿足。而且隨著全球一體化進(jìn)程的加劇，人們對(duì)于在會(huì)議室里的溝通、協(xié)作以及提升效率的要求變得非常迫切。國(guó)家政策大力推進(jìn)無(wú)紙化會(huì)議進(jìn)程，聯(lián)合國(guó)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化會(huì)議，國(guó)家兩會(huì)大力報(bào)道無(wú)紙化會(huì)議的實(shí)用性，、節(jié)能、環(huán)保的總體大環(huán)境要求，無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)勢(shì)在必行。
此次改造主要為內(nèi)部現(xiàn)場(chǎng)功能改造。具體功能模塊需求如下：
桌面終端硬件要求：
1.配置要求：一體式設(shè)計(jì)。采用4核處理器。在圖像處理方面則采用了研發(fā)的GPU，真正實(shí)現(xiàn)1080P硬解碼能力；系統(tǒng)內(nèi)存：4GB DDR3存儲(chǔ)容量：擴(kuò)展內(nèi)存支持64GB Flash 閃盤(pán) ；
2.顯示：內(nèi)屏:多點(diǎn)電容觸控屏，分辨率：1920×1080；含一體化升降器,可編程統(tǒng)一升降或是單獨(dú)升降,可調(diào)整顯示角度,記憶顯示角度，傳動(dòng)采用雙電機(jī)軟傳動(dòng)真正做到無(wú)噪聲；
3.書(shū)寫(xiě)技術(shù)：采用國(guó)際先進(jìn)的多點(diǎn)電容手寫(xiě)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)批注、簽名。
4.觸控：雙觸控技術(shù)，同時(shí)支持多點(diǎn)電容觸控，支持鼠標(biāo)鍵盤(pán)操作。
5.網(wǎng)絡(luò)：支持有線網(wǎng)絡(luò)組網(wǎng)，
6.終端機(jī)支持USB接插，可直接查閱U盤(pán)內(nèi)文件；
桌面終端功能要求
1.發(fā)起實(shí)時(shí)表決:會(huì)議秘書(shū)可會(huì)中發(fā)起實(shí)時(shí)表決(倒計(jì)時(shí))，并即時(shí)統(tǒng)計(jì)表決結(jié)果，支持以條狀圖或餅狀圖的形式查看表決結(jié)果.
2.管理同屏/投影申請(qǐng)：參會(huì)人發(fā)起同屏/投影申請(qǐng)，秘書(shū)可強(qiáng)制某個(gè)參會(huì)人發(fā)起同屏/投影.
3.表決結(jié)果查看：服務(wù)器中以條狀圖或餅狀圖的形式查看表決結(jié)果,(秘書(shū)端發(fā)起實(shí)時(shí)投票表決，其他所有終端自動(dòng)進(jìn)入打分界面，結(jié)束后服務(wù)器對(duì)結(jié)果進(jìn)行打印)
4.電子桌牌統(tǒng)一管理：秘書(shū)可統(tǒng)一一鍵管理終端背面電子桌牌信息顯示方式，背景圖，字體顏色、大小、樣式.而不用在服務(wù)器端操作，當(dāng)會(huì)議開(kāi)始前參會(huì)人員發(fā)生變化方便在會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)修改參會(huì)人員姓名資料。
5.座位編排與席位綁定：秘書(shū)可更換會(huì)場(chǎng)座位布局圖，并支持拖放隨意編排位置，同時(shí)也可為終端分配座位號(hào).并把會(huì)場(chǎng)布置結(jié)果推送到桌面。
6.會(huì)議終端集中控制：秘書(shū)可集中控制每臺(tái)終端開(kāi)關(guān)機(jī)、打開(kāi)、關(guān)閉程序，開(kāi)機(jī)、重啟或關(guān)機(jī)，以及更新升級(jí)文件。
7.集成錄播系統(tǒng)控制：秘書(shū)可控制錄播系統(tǒng)模式切換并同步至終端，控制錄制播主機(jī)的所有功能。在無(wú)紙化終端上輕松對(duì)會(huì)議資料和會(huì)場(chǎng)攝像進(jìn)行錄播存儲(chǔ)和歷史會(huì)議資料進(jìn)行回放。
8.皮膚切換:一鍵切換程序的界面背景、logo等信息.方便與會(huì)議主題相配合，比如會(huì)議參會(huì)單位主體不同時(shí)單位圖標(biāo)和企業(yè)UI視覺(jué)可導(dǎo)入更換。
9.語(yǔ)言切換：支持一鍵切換系統(tǒng)語(yǔ)言，如中文簡(jiǎn)體、繁體字、英文、法文等. 10.浮動(dòng)視頻窗口模：支持將直播視頻窗口（根據(jù)終端硬件配置可支持1-4路）從原有窗口上拖拽出來(lái)如（華為、中興、科達(dá)、寶利通任何品牌視頻會(huì)議終端）遠(yuǎn)程視頻會(huì)議圖像、本地會(huì)議攝像機(jī)圖像，任意拖動(dòng)、放大、縮小、全屏，并可再次扔到原始窗口內(nèi).可與云攝像頭聯(lián)機(jī)將遠(yuǎn)端視頻會(huì)議圖像接入會(huì)場(chǎng)。也可外接電腦或筆記本HDMI信號(hào)到無(wú)紙化終端屏幕浮動(dòng)視頻窗口模塊(視頻文件)
11.快速訪問(wèn)控制：可以快速的進(jìn)入會(huì)議交流模塊、會(huì)議材料、未讀消息提示、等其他自定義功能.
12.風(fēng)格切換：把客戶端界面切換成window8以上版本的風(fēng)格,讓使用者更加清晰操作每一個(gè)功能
<spa